Como consultor especialista em varejo, fui atender os irmãos “X”, no Paraná, que controlavam uma importante rede de varejo que vendia eletrodomésticos e tudo mais o que você pode ter na sua casa: móveis, tapetes, etc. O problema essencial: já tinham emprestado o que podiam dos bancos e, proprietários de uma enorme fazenda pecuarista, já tinham vendido praticamente todo o gado que levaram anos e anos para rebanhar (para pagar fornecedores da sua rede de lojas).

O desafio, como consultor, era descobrir por quê as lojas, a despeitos das vendas estarem relativamente estáveis nos últimos dois anos, estavam consumindo muito mais dinheiro do que antes. A situação era de fato preocupante: as linhas de crédito bancárias eram caras e estavam esgotadas e os ativos dos irmãos estavam se exaurindo: o próximo passo seria “passar nos cobres” a própria fazenda.

Os irmãos “X” não tinham nenhum sistema de gestão de estoques…

Os irmãos “X” não tinham nenhum sistema de gestão de estoques. Tinham inventários, claro – e um acompanhamento simples dos estoques e das vendas de cada item. Cruzando os dados de estoque com os dados de venda, ficou muito claro que estavam com 4 anos de venda de estoque de tapetes, 3.5 anos de estoque de vendas de geladeiras e assim por diante em vários itens de valor expressivo. Ou seja, o capital de giro tomado nos bancos e o capital de giro do “gado transformado em dinheiro” tinha virado tapetes, geladeiras e outros itens que levariam 3 a 4 anos para serem vendidos.

Resumindo, compras foram feitas num volume muito maior que a demanda. Mesmo que você negocie para pagar seus fornecedores em 90 dias do faturamento, se seu volume de estoque exceder 90 dias de vendas, você estará financiando parte do seu estoque antes de vender as mercadorias. É aí que a coisa pega: acaba com o capital de giro e exige empréstimos para manter a mercadoria em estoque até vender. Sistemas de gestão de estoques permitem você se abastecer em função de demandas planejadas ou previstas, evitando que isso aconteça.

Não tendo sistema de gestão algum, os irmãos “X” estavam nas mãos de um comprador…

Não tendo sistema de gestão algum, os irmãos “X” estavam nas mãos de um comprador que, por receber “bola” de determinados fornecedores, inchava os pedidos de compras muito além do necessário. Um caso de polícia, que exigia mandar o comprador embora, processá-lo e, em paralelo, instalar um sistema de gestão de estoques para não voltar a comprar além do necessário. Com o estoque que já tinham, poderiam deixar de comprar determinados itens por anos, recuperando o capital de giro, pagar os empréstimos bancários e podendo recomprar o gado que tinha sido vendido.

Com uma boa gestão de estoques, é possível vender e receber antes de pagar os fornecedores – fazendo com que estes sejam de fato seus financiadores. O que garante boas margens é a boa compra – e não a boa venda, latu sensu. A boa venda implica em vender a preços acima dos preços de mercado, o que é difícil (ainda mais em tempos de internet). A boa compra implica em negociar bem os preços, os prazos e as quantidades de aquisição. Dinheiro, no varejo, se faz ao comprar bem.

Outra situação inusitada causada por falta dede um sistema de gestão dos estoques. Fui chamado para atender os irmãos “Y”, uma importante rede de papelarias em Goiânia. As lojas da rede vendiam bem, o faturamento era crescente – mas o custo dos estoques (das compras) sempre subia mais que as vendas, diminuindo a rentabilidade do negócio. Quanto mais estocavam as lojas mais prejuízo faziam. E não mais lucro. Muito estranho.

Outro caso de polícia…

Outro caso de polícia. As lojas se abasteciam muito além do que era efetivamente vendido. Vendedores das lojas da rede, mancomunados com vendedores de lojas concorrentes, recebiam propina para repassar estoques da loja para lojas de concorrentes. Os vendedores de concorrentes se abasteciam de itens das lojas dos irmãos “Y”, diariamente, indo pegar itens “de bicicleta” par abastecerem suas próprias lojas. Como o estoque era controlado somente por inventários temporários – e as compras não se baseavam nas vendas faturadas, efetivamente – o esquema funcionava perfeitamente.

Até aqui falei de problemas causados por compradores ou funcionários inescrupulosos. O pior que pode acontecer – porque aí não se pode culpar ou processar ou prender ninguém – é o próprio dono do negócio não conseguir fazer a correta gestão de seus estoques. Em tempos de inflação elevada, era típico “inflar” os estoques, porque o preço de venda subia com a inflação. Dando uma impressão de valorização, como se fosse uma aplicação financeira. Como os preços de mercado variavam muito – e muito rapidamente – isso dava uma ilusão de ganhos com especulação em estoques.

O lucro é proporcional ao giro das mercadorias…

Ocorre que há uma regra elementar, aritmética, no varejo. O lucro é proporcional ao giro das mercadorias, da velocidade em que os estoques são vendidos. Se você ganha 1% na venda de um maço de cigarros e vende 1 maço todo o dia, repondo o estoque diariamente, você tem uma rentabilidade de (sem fazer contas complexas) ao menos 30% ao mês sobre o capital investido nesse estoque reposto diariamente. Vendas/estoque (médio) é a relação que dá o giro e que, multiplicada pela rentabilidade, dá o retorno sobre o investimento médio. Ao “especular” com estoques, o empresário aumenta o investimento médio em estoques, reduz o giro e reduz diretamente o ROI. O empresário se auto boicota. Pior: acaba faltando dinheiro para cobrir despesas fixas, é preciso pegar empréstimos bancários para pagar os fornecedores (e os juros dos bancos são, de longe, muitíssimos maiores que qualquer valorização inflacionária). Especular com estoques é uma insanidade financeira.

Gestão de estoques é fundamental…

Por isso, gestão de estoques é fundamental, para só comprar o que é necessário, em função de demandas previstas ou planejadas – e abastecer o mínimo para não perder negócios. Se pensarmos num simples jornaleiro, o ideal é que sobre 1 jornal por dia, no máximo. Se ele vender todos os jornais, jamais saberá se poderia ter vendido mais do que vendeu. Se sobrar mais que um jornal, terá pedido mais do que pode efetivamente vender.

Acertar nas compras é uma arte, de certa forma. O uso de sistemas de gestão de estoques aprimora e afina a arte de comprar. A falta desses sistemas, principalmente em tempos de recessão e crise, acaba levando à falência ou ao fechamento dos negócios. É como navegar numa tempestade, na escuridão, sem bússolas e sem GPS. Não há patrimônio que aguente. Mesmo que você tenha muito crédito bancário – ou muito gado no seu pasto.